これは2006年に以前のブログへ投稿したエントリーを加筆、整理したものです。
先日、勤務先を通じて、時間管理のセミナーを受講してきました。フランクリン・プランナーの運用に通じるものです。
www.franklincovey.co.jp
「思いは実現する！」的な、成功哲学系を私は信用していませんが、時間管理は現実的な話題だと思います。時間管理の要点をまとめてみました。
時間管理とは？
- 時間をmanagementすること。
- managementする人は誰？→leader
- 時間をmanagementすること＝時間に対してleadershipを発揮すること。
leadershipとmanagement
- leadership＝正しい物事を行う。
- management＝正しく物事を行う。
いくらmanagementが正しくとも、leadershipが正しく発揮されなければ、その成果が期待されるものになるとは限らない。
leadership > management
時間管理matrix
縦軸に重要度、横軸に緊急度を置き、4つの領域を作成する。
第1領域：重要度高、緊急度高（先送りの領域）
切羽詰らないと、仕事が手に付かない人は、この領域のactivityが増える。
組織の都合などにより、仕事が集中するとこの領域が増える。
第2領域：重要度高、緊急度低（計画型人間の領域）
企画など、長期的な仕事をしていると、この領域のactivityが増える。
第3領域：重要度低、緊急度高（お人好しの領域）
仕事を断れない人は、この領域のactivityが増える傾向がある。
現場に近くなるほど、この領域のactivityが増える傾向がある。
第4領域：重要度低、緊急度低（遊び人の領域）
基本的に、生産性に繋がらないactivityの領域。
忙しくなると、第1領域増加の反動として、この領域のactivityが増える傾向がある。
時間管理matrixの狙い
できるだけ、第2領域に属するactivityに費やす時間を増やす。
時間へのleadership
第2領域を蔑ろにしない。
通常、第2領域は第1、3領域に押されてしまう。
なぜなら、第2領域は緊急性が低いから。
第2領域に緊急性を付与するためには？
第2領域のactivityには、期限、目標を設定する必要がある。
時間のmanagement
第2領域を増やすには？
第3領域を削り、第2領域に費やす時間を増やす。
| 改善活動 | 第3領域に対する効率化 第3領域を削り、第2領域に費やす時間を増やす。 |
| 先取り | 第1領域に対する予防、準備 第1領域を削り、第2領域に費やす時間を増やす。 |
第2領域を増やすことによって、生産性の向上に繋げる。
生産性とは？
Productivity（生産性）→pro（先）＋duce（導き出す）→つまり、先取り
しかし、単純に第 2 領域を増やしてしまってよいものか？
- 第2領域は、第1、3領域のための領域であった。
- 第2領域は、支援、投資のための領域。
- リターンを得られるのは第1、3領域である。
つまり、第1、3領域は不可欠ということ。
第2領域を増やすに越したことはないが、すべての時間を第2領域にできるわけではない。
※実践例
一日24時間の15分→一日の1%を2の領域に費やす。
例えるならば、体質改善の時間管理→即効性は無い。
第2領域のactivity
第2領域のactivityの意義
- 自分自身に対する差別化
差別化＝コンセプト化(concepturization)
- 自分は何が人と違うのか？→自分の尺度
- 自分は何を大切にしているのか？→自分のコンセプト
第2領域を明確にするには、自分自身の価値観を理解しなければならない。
価値観とは？
- 判断基準
- 理想
- 最優先事項
つまり、自分自身の価値観に沿う行動が、第2領域のactivity。
ならば、趣味や息抜きも第2領域のactivityなのでは？
基本的にyes。しかし、その一部は第4領域かもしれない。
※第2領域か第4領域かの区別
自分自身が楽しいかどうか。
ならば、第1領域か第3領域かの区別は？
それは、自分自身では決められない。
※大事なこと①
変化に合わせて行動を変えるのではなく、思いに合わせて行動を変える。
思い＝価値観
変化に合わせて行動を変えるには大変。
思いを元に行動を変えるのは楽。
なぜなら、価値観は変化しにくいから。
※大事なこと②
- 重要だと思われる全てをやろうとしない。
- 重要だと思われる全てをやろうとするから、忙しくなる→空回り
価値観の共有
自分自身の第2領域を増やすことによって、第3者の第1、3領域を増やしてはいないか？
他人を不幸にせず、自身の第2領域を増やすために必要なのは？
- 人間関係の維持→第2、3領域の相関関係
- 価値観の共有→第2領域の価値を第3者に理解してもらう。
※しかし、自分の価値観を他人に押し付けてはならない。
例：上司が部下に価値観を押し付けない。
価値観を押し付けない→コントロールしない。
コントロールせずに、影響を与える。
つまり、価値観の共有には影響力が必要ということ。
影響力
影響は、能力と人格を介して与える。
能力とは？
・専門能力
・コミュニケーション能力
・全体を見通す能力→conceptual能力
※leadership
