Technically Impossible

Lets look at the weak link in your statement. Anything "Technically Impossible" basically means we haven't figured out how yet.

Excelでまとめる日課管理

これは2007年に以前のブログへ投稿したエントリーに加筆したものです。

一日の中で、これは必ずやって起きたい!これは習慣化したい!といったことがあると思います。とはいえ、一日の時間は限られているし、そのすべてを実施することはおそらく無理でしょう。何かをやるためには、別の何かを犠牲にしなければならず、場合によっては、必ずしも毎日実施しなければならないわけでもないでしょう。

そこで、一日のうちにやりたいことをExcelにまとめ、次の事柄を確認します。

  • すべてをやろうとすると何時間必要なのか?
  • どれとどれがtrade-offできるのか?
  • 場所とタイミングを限定して、確実にできることがあるのではないか?

最終的に、何を、どこで、いつやるか?を特定すると同時に、すべてに対応するにはどれくらいの時間が必要なのか、も把握します。

個人的な日課の管理法です。このエントリーで参照しているExcelは、次のサイトからダウンロードできます。
github.com

まず、見出しに次のアイテムを配置します。

  1. (やることの)カテゴリ
  2. その細目
  3. 優先度
  4. 重要度
  5. やる時間帯
  6. やる場所
  7. その所要時間を分単位で。
  8. 場所に応じた所要時間

見出しはこのようになります。
f:id:espio999:20180610113309g:plain

次に、1の列にやりたいことを列記していきます。2の列にはその細目を列記します。
f:id:espio999:20180610113325g:plain

列記した項目に優先度、重要度を設定します。度数の合計が100になる重み付けができることが望ましいのですが、ここでは◎、○、△の三段階評価で対応することにします。重みづけに悩むことが少なくて良いです。

時間帯を定義します。時間帯とはいえ特定時刻ではなく「~している時間」的にまとめると良いと思います。例えば、私の場合だと、

  • 通勤時
  • 就業時間
  • 昼休み
  • 帰宅時
  • 帰宅後

ひとまずは細目に着手できるだろう時間帯を、1セル内に網羅しておきます。

場所も同じく定義します。大体のところ、私を含めたサラリーマンと言えば、日課のできる場所というのはほぼ限られています。私の場合だと、

  • 通勤電車
  • 職場
  • 自宅

になります。時間帯と同じく、その細目に対応できる場所を、1セル内に網羅します。

所要時間を定義します。細目を実施するに当たっての所要時間を分単位で記載します。ここまで対応すると、Excelは次のようになります。
f:id:espio999:20180610113348g:plain

ここまでできたら、各場所ごとの所要時間を合計します。
f:id:espio999:20180610113418g:plain

これをシートごとコピーして、別シートにします。
ここからは別シートを編集します。

まず一番細目の多い通勤電車内での合計時間をみます。仮に通勤時間が往復で2時間という前提するならば、その合計時間は2時間以内に収める必要があります。収まっているならば、通勤電車内ですべて終わらせるよう心掛けましょう。
必ずしも、全ての細目を毎日実施する必要があるとは限りません。多少の時間オーバーは許容範囲として、それを超えそうなものであれば、trade-offを考えます。

trade-offの考え方は、

  1. 優先度の高いもの
  2. 重要度の高いもの
  3. 他の時間帯にできないもの、やりたくないもの
  4. 他の場所でできないもの、やりたくないもの

を優先的に選びます。3、4の調整について、やりたくない時間帯、場所がある場合には、セルから該当するものを削除します。削除するごとに、場所ごとの所要時間合計が変わっていくように作っていれば、やりやすいと思います。所要時間の合計が許容範囲になるまで調整を続けます。ここまで対応すると、Excelは次のようになります。
f:id:espio999:20180610113433g:plain

当初の270分を170分まで短縮しました。何とかなりそうです。同時に、やりたくない場所を限定したことから、他の場所の所要時間も短くなりました。

とはいえ帰宅後に270分者時間を確保できるでしょうか?そこで、自宅だけで実施する細目にフォーカスします。場所をフィルタして絞り込みます。
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自宅での所要時間、合計270分のうち、自宅だけでしかできないことには190分必要です。さらに分かるのは、優先/重要度の高いものは2つあり、その合計が90分ということです。次に重要なものが30分。自宅でやることについては90-120分確保すれば、対応できることが分かります。
重要でないものは、時間に余裕があるときに実施するか、週末にでもやれば良いということです。

このようにして、何をいつやるのか?どれの代わりにどれをやるのか?をまとめて、確実にこなしていく指針にしてはいかがでしょうか?