これは2007年に以前のブログへ投稿したエントリーに加筆したものです。
一日の中で、これは必ずやって起きたい!これは習慣化したい!といったことがあると思います。とはいえ、一日の時間は限られているし、そのすべてを実施することはおそらく無理でしょう。何かをやるためには、別の何かを犠牲にしなければならず、場合によっては、必ずしも毎日実施しなければならないわけでもないでしょう。
そこで、一日のうちにやりたいことをExcelにまとめ、次の事柄を確認します。
- すべてをやろうとすると何時間必要なのか?
- どれとどれがtrade-offできるのか?
- 場所とタイミングを限定して、確実にできることがあるのではないか?
最終的に、何を、どこで、いつやるか?を特定すると同時に、すべてに対応するにはどれくらいの時間が必要なのか、も把握します。
個人的な日課の管理法です。このエントリーで参照しているExcelは、次のサイトからダウンロードできます。
github.com
まず、見出しに次のアイテムを配置します。
- (やることの)カテゴリ
- その細目
- 優先度
- 重要度
- やる時間帯
- やる場所
- その所要時間を分単位で。
- 場所に応じた所要時間
見出しはこのようになります。
次に、1の列にやりたいことを列記していきます。2の列にはその細目を列記します。今回は、日々の情報収集についてです。
列記した項目に優先度、重要度を設定します。度数の合計が100になる重み付けができることが望ましいのですが、ここでは◎、○、△の三段階評価で対応することにします。重みづけに悩むことが少なくて良いです。
時間帯を定義します。時間帯とはいえ特定時刻ではなく「~している時間」的にまとめると良いと思います。私の場合、次のようになります。
- 通勤時
- 就業時間
- 昼休み
- 帰宅時
- 帰宅後
ひとまずは細目に着手できるだろう時間帯を、1セル内に網羅しておきます。
場所も同じく定義します。大体のところ、私を含めたサラリーマンと言えば、日課のできる場所というのはほぼ限られています。例えば、次のような具合です。
- 通勤電車
- 職場
- 自宅
時間帯と同じく、その細目に対応できる場所を、1セル内に網羅します。
所要時間を定義します。細目を実施するに当たっての所要時間を分単位で記載します。ここまで対応すると、Excelは次のようになります。
ここまでできたら、各場所ごとの所要時間を合計します。
これをシートごとコピーして、別シートにします。
ここからは別シートを編集します。
まず一番細目の多い通勤電車内での合計時間をみます。仮に通勤時間が往復で2時間という前提するならば、その合計時間は2時間以内に収める必要があります。収まっているならば、通勤電車内ですべて終わらせるよう心掛けましょう。
必ずしも、全ての細目を毎日実施する必要があるとは限りません。多少の時間オーバーは許容範囲として、それを超えそうなものであれば、trade-offを考えます。
trade-offの考え方は、
- 優先度の高いもの
- 重要度の高いもの
- 他の時間帯にできないもの、やりたくないもの
- 他の場所でできないもの、やりたくないもの
を優先的に選びます。3、4の調整について、やりたくない時間帯、場所がある場合には、セルから該当するものを削除します。削除するごとに、場所ごとの所要時間合計が変わっていくように作っていれば、やりやすいと思います。所要時間の合計が許容範囲になるまで調整を続けます。ここまで対応すると、Excelは次のようになります。
当初の270分を170分まで短縮しました。何とかなりそうです。同時に、やりたくない場所を限定したことから、他の場所の所要時間も短くなりました。
とはいえ帰宅後に270分もの時間を確保できるでしょうか?そこで、自宅だけで実施する細目にフォーカスします。場所をフィルタして絞り込みます。
自宅での所要時間、合計270分のうち、自宅だけでしかできないことには190分必要です。さらに分かるのは、優先/重要度の高いものは2つあり、その合計が90分ということです。次に重要なものが30分。自宅でやることについては90-120分確保すれば、対応できることが分かります。
重要でないものは、時間に余裕があるときに実施するか、週末にでもやれば良いということです。
このようにして、何をいつやるのか?どれの代わりにどれをやるのか?をまとめて、確実にこなしていく指針とするのです。