これは2006年に以前のブログへ投稿したエントリーを加筆、整理したものです。
時間管理やフランクリン･プランナーの研修を受けて以来、Outlookに対する考えが変わってきました。先の概念を学び、なおかつそれを手帳ではなく、Outlookを利用して管理していくにつれ、Outlookの仕様が非常に理にかなっており、それが「使える」という感覚に変わってきました。
フランクリン･プランナーの代用として、十分に機能します。先日のエントリーの概念を、
impsbl.hatenablog.jp
Outlookに取り入れる方法の紹介です。
フランクリン・プランナーではリフィルを用いて、目標や時間を管理します。主に次のものを利用します。
- 目標管理：価値観とその目的、さらにその説明を記載する。
- 役割管理：役割とその目的、さらにその説明を記載する。
- 週次計画：週の行動内容と優先順位を記録する。
- 日次計画：日々の行動内容とその優先順位を記録する。
- 役割カード：その週での役割と、その簡単な行動目標を記録。
全ての情報が一冊の手帳に収納されるとはいえ、紙に記載した情報が重複、分散してしまう短所を克服するのは難しいです。Outlookでは、これを克服できます。
例えば、ある目的を持った個人プロジェクトと、そのタスクを記録するとします。それらは１に記載されるとともに、いつ、どのタスクに取り組むのか、いつまでに終わらせるのかを３、４にも記載しなければなりません。さらに、それらのサマリが５に記録されます。
これらのどこかに変更が生じた場合、それぞれのページを訂正することになるのです。
フランクリン･プランナー的にOutlookを活用するに当たって、利用する機能は次の４つです。
- メモ
- 仕事
- 予定表
- 分類項目
１－３は当たり前の機能ですが、４の機能が要です。次の手順で実装、活用します。
目標、価値観の設定
いずれも「メモ」に記録しておきます。メモのタイトルをそれぞれの名称として、その目的や説明をメモの内容するのがよいでしょう。
分類項目の設定
分類項目をタグとして利用します。これを１－３に記録した項目へ設定し、タグに基づいて参照することで、記録した事柄を計画や領域に分類に基づいて参照できるようになります。
フランクリン・プランナー＋GTD的に活用するためには、最低限の分類として次の項目を作成します。
- 週次計画
- 日次計画
- 第１領域
- 第２領域
- 第３領域
- 第４領域
さらにフランクリン・プランナー独自の要素も加味するならば、次の項目も追加します。
- 価値観
- 役割
やりたいこと、気になることのリストアップ
やりたいこと、気になっていることを、GTD的にリスト･アップします。各項目は「仕事」に記録していきます。一つの事柄を一つの仕事として記録します。
プロジェクト的なものについては、次の2通りのうち、管理上、都合の良いほうを採用します。
- 個々の構成タスクを一つの仕事としてしまう
- １プロジェクト＝１仕事として記録し、個々のタスクを備考に記載する。
- プロジェクト名を分類項目として登録し、各タスクを仕事して記録する。仕事には分類項目でタグ付けしておく。
いずれの方法でも共通の事柄は、締め切りが決まっている、完了までの目処が立っているものは、予定表に反映されるよう、開始日時と期日も記録しておくことです。
その他の項目については、未着手に設定します。
分類項目との関連付け
メモから仕事までを記録したら、それらと分類項目を関連付けます。項目を選択して右クリックすると、コンテキスト･メニューに「分類」が含まれているので、そこを選択。分類項目の一覧が表示されます。適切な分類を選択します。
この分類が「使える」と思うのは、一項目に対して、一対多の関連付けができるタグとして機能することです。
あるいはフォルダに例えるならば、分類は仮想フォルダのようなフィルタ的に機能します。
フランクリン・プランナーでは、リフィルの代替として機能します。
この機能を駆使することで、情報を一箇所に集中させ、参照パターンを｢分類｣で切り替えることができます。紙では難しい情報の重複、分散を克服する決め手です。
このように運用することで、
- 仕事や分類の項目管理
- 各仕事の進捗管理
- 情報の集中管理
- 用途、目的に沿った情報の参照
を実現することができ、情報の運用効率が向上するのです。
